Comment éviter les pertes de temps et gagner en performance ?

Certaines coulent de source, d’autres moins, mais toutes sont faciles à appliquer.

Trouver des bons plans pour s’éparpiller et gaspiller son temps: rien de plus simple.

Pas besoin de guide.

Mais quand il faut explorer les pistes qui nous font éviter le gaspillage et gagner en efficacité, c’est une autre paire de manches.

Avec l’aide de spécialistes en coaching et gestion du temps, voici une proposition de dix recommandations.

Chaque personne fonctionnant différement, certaines seront parfaitement adéquates pour les uns, mais inutiles pour d’autres.

Toutes sont applicables, tout en les adaptant à son environnement de travail.

1. Rembobiner le film

«Ah, aujourd’hui j’ai bien bossé !»

Même si ces moments semblent rares, qui ne l’a pas dit ou pensé de temps à autre ?

On a pu avancer rapidement, abattre une montagne de boulot comme jamais.

On termine la journée soulagé et content de soi.

La prochaine fois que vous êtes découragé, rembobinez le film !

«Il faut se souvenir de ces moments d’efficacité, et analyser ce qui a bien marché, conseille Nicole Picthall, coach dans la région nyonnaise. Il s’agit ensuite de parvenir à recréer les bonnes conditions et de les amplifier.»

Regarder la scène de l’extérieur, et focaliser sur les solutions qu’on a déjà en soi, plutôt que sur le problème qui nous empêche de travailler.

2. Interrompre… les interruptions!

Téléphones, SMS, alertes mails, notifications de toute sorte…

Sans compter les interruptions physiques lorsqu’on travaille en open space.

Autant d’occasions de se faire happer.

Commencez par enlever les fonctions d’alertes.

«Je compare les alertes aux arrivées de courrier par poste, explique Jérôme Boujol, coach et conseiller en gestion d’équipe et management. C’est un peu comme si le facteur sonnait dix fois par jour! Si c’était le cas, vous auriez envie que les lettres arrivent groupées, non ?».

Pour le téléphone: pourquoi ne pas utiliser, ne serait-ce qu’une heure par jour, un répondeur ou une déviation ?

Quant aux interruptions physiques, «c’est plus compliqué, surtout en open space, estime Jérôme Boujol. Il faut trouver des codes pour signaler que l’on ne veut pas se faire interpeller. Un panneau «Ne pas déranger» sur son bureau, par exemple. Les commerces ont des heures d’ouverture, vous aussi vous imposez votre horaire…»

Timothy Ferriss, dans son best-seller La semaine de 4 heures (Editions Pearson), recommande la stratégie des écouteurs sur les oreilles.

«Si quelqu’un s’approchait de moi malgré cette manœuvre dissuasive, je faisais semblant d’être au téléphone, témoigne l’auteur. Votre réflexe doit être le même que lorsque vous répondez au téléphone: «Salut l’envahisseur. Je suis en train de finir un truc. Que puis-je faire pour toi ?» Si ce n’est pas clair en trente secondes, demandez-lui d’envoyer un e-mail sur le problème

3. Bien gérer ses e-mails

Un chapitre en soi, puisque selon Timothy Ferriss «ils sont la source numéro 1 d’interruption dans notre monde moderne».

Par contre, difficile d’imposer un fonctionnement.

«Lisez vos e-mails à une fréquence adaptée à vous et à votre travail, suggère Jérôme Boujol. Evaluez le nombre de fois où c’est vraiment nécessaire. Rares sont les gens qui ont réellement besoin d’être connectés en permanence.»

Timothy Ferriss donne une recommandation qui, selon lui, «peut suffire à changer votre vie. Sous des dehors anodins, elle a un impact considérable.»

Il s’agit de ne jamais commencer la journée en vérifiant sa boîte de réception, pour pouvoir «mener à bien votre tâche la plus importante avant 11 h».

Tout à fait envisageable et très efficace pour éduquer les gens qui travaillent avec vous: la réponse automatique, précisant l’heure à laquelle vous relevez votre mailbox.

4. Fragmenter les projets

Imaginez une longue liste de tâches pour la journée.

Plusieurs qui prennent quelques minutes de votre temps, et une étant le gros morceau à terminer dans deux mois.

Il est fort probable que vous vous attaquiez d’abord aux petites tâches, et que le projet soit repoussé à demain.

Un bon truc recommandé par Jérôme Boujol: «Fragmentez votre projet sous forme de petites tâches pour le faire avancer. Et identifiez déjà la première étape, qui peut être un simple coup de téléphone pour prendre un rendez-vous. Entre ce téléphone à faire et l’e-mail courant à traiter, la concurrence sera déjà plus loyale

5. Eviter les déplacements inutiles

Ne vous déplacez pas pour tout et n’importe quoi.

Distinguez lorsqu’un face-à-face est vraiment nécessaire. «Travaillez par Skype ou par téléphone au lieu de perdre deux heures dans la circulation», rappelle Jérôme Boujol.

Selon Timothy Ferriss, cette distinction est primordiale pour gagner en efficacité: «Prenez la décision, étant donné que la plupart des problèmes n’ont d’urgence que le nom, de diriger les gens sur l’un des moyens de communication suivants, par ordre de préférence courriel, téléphone et rendez-vous

6. S’accorder des jours de télétravail

Pour bon nombre d’entreprises, l’outsourcing est un must.

Déléguer certaines tâches ou secteurs à des professionnels externes à l’entreprise ne pose visiblement pas trop de problèmes.

Dès lors, pourquoi ne pas utiliser plus souvent le télétravail ?

S’isoler pour avancer à fond sur un projet, sans subir les pressions de l’entourage professionnel, en évitant de se faire happer par les collègues pour toutes sortes de «bonnes» raisons (y compris les pauses-café).

Selon Jérôme Boujol, le frein au télétravail est en partie lié à la crainte de ne pas pouvoir avoir sous la main tous les participants lors de séances.

«Il faudrait essayer de placer les séances un jour précis ! Et faire preuve de courage managérial…»

D’ailleurs, les fameuses séances interminables sont également source de plaintes.

7. Trop de séances tuent la séance…

Séances interminables, timing non respecté, déroulement pas clair, pas de prise de décision…

De quoi agacer celui ou celle dont l’emploi du temps est minuté.

Et autour de ces fameuses séances: une pression sociale forte.

«La personne convoquée a du mal à résister à ça, estime Jérôme Boujol. Suis-je indispensable ? Rien n’empêche de challenger l’organisateur pour voir si je suis vraiment utile.»

Demandez également combien de temps vous devez bloquer.

«Si vous devez participer à une réunion qui doit durer longtemps ou dont la durée n’a pas été définie, informez l’organisateur que vous voudriez commencer par la partie qui vous concerne parce que vous avez un autre rendez-vous un quart d’heure plus tard. Si besoin, simulez un coup de téléphone urgent», suggère Timothy Ferriss dans les pages de son best-seller.

L’auteur estimant que «neuf fois sur dix, une réunion n’est pas nécessaire».

Si vous êtes organisateur, à vous de structurer.

Ne conviez que les personnes concernées, communiquez clairement les thèmes abordés, soyez ponctuel, fixez une durée et ne dépassez pas le timing, quitte à organiser une séance supplémentaire.

«Les règles du jeu doivent être claires !», rappelle Jérôme Boujol.

Y compris en ce qui concerne la prise de décision.

«Un bon organisateur devrait être capable de dire de quelle manière il s’y prendra. Il est aussi possible de faire le débat et de prévenir que la décision se prendra par une autre instance. Mais cela permet aux gens de savoir où ils vont.»

8. Partir en vacances demain!

Comment aller à l’essentiel ?

Une recette très simple suggérée par Jérôme Boujol: imaginer que l’on part en vacances, «demain ou la semaine prochaine. Comment va-t-on organiser les jours qui suivent ? Cela aide à déterminer rapidement les priorités. Tout à coup, les gens savent se consacrer aux tâches à la fois urgentes et importantes. Un rapport qui traîne depuis des mois sera terminé rapidement. Si notre laps de temps est grand, nous avons une tendance au gaspillage. Et quand il y a des contraintes dans le système, notre efficacité augmente

9. Prendre conscience de son cerveau reptilien

Les parties les plus anciennes de notre cerveau, en parlant en termes d’évolution, sont responsables de l’instinct de survie.

Elles s’activent lorsqu’une situation potentiellement dangereuse se présente devant nous.

«Parfois, cette alarme se met en marche pour des choses qui peuvent paraître anodines, comme une liste d’e-mails trop longue!, souligne Nicole Picthall. Il y a une sensation de panique, liée à un manque de contrôle de la situation et de soi. Notre cerveau est en mode «survie» et ne raisonne plus très bien. L’alarme sonne, qu’on le veuille ou non. Il ne s’agit donc pas de s’acharner sur celle-ci, ni de l’ignorer. Influencer ce qui la met en marche, et comprendre ce qui l’aide à se calmer lorsqu’elle succombe à la pression s’avère bien plus utile

10. Retomber en enfance

Eh oui !…

Savoir dire non peut vous sauver un temps précieux.

Vous devez absolument remettre des barrières et recadrer les demandes qui fusent de toutes parts.

«Au cours des deux prochains jours, faites ce que font tous les enfants et dites «non» à toutes les demandes», recommande le roi de l’organisation Timothy Ferriss.

Son credo: refuser tout ce qui ne vous vaudra pas un licenciement immédiat !

L’objectif final n’étant pas de supprimer ce qui vous fait gaspiller votre temps, mais bel et bien d’apprendre à dire non.

Suite à cet exercice, vous aurez moins de mal à être égoïste et saurez certainement trouver le meilleur équilibre possible !

Devenez plus………

Publié le 3 Février 2014 par Camille Destraz sur bilan.ch

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