En moyenne, vous envoyez 33 e-mails par jour dans le cadre du travail !

Autant d’occasions de se demander avant de cliquer sur le bouton « envoyer » : comment rester crédible, courtois et obtenir une réponse ?

Récemment, la newsletter Brief.me citait la position radicale d’une journaliste américaine, Rebecca Greenfield : inutile de glisser une formule de politesse, l’e-mail se termine sans un au revoir, comme lors d’une conversation intantanée.

Impossible pour Sylvie Azoulay-Bismuth, consultante, formatrice et auteur du livre « Être un pro de l’e-mail » (Editions Eyrolles).

Il faut glisser une formule à la fin du message.

Mais pas n’importe laquelle.

Voici les 10 choses à éviter :

1 . Les phrases cavalières

« Vous remerciant par avance pour votre réponse ». « Merci de me faire parvenir le devis »… Ces phrases traduisent un ordre et pas une demande.

Privilégiez plutôt : « avec mes remerciements », « je vous en remercie », ou, si la réponse arrive après plusieurs échanges de mails, un simple « Merci. »

2 . Les formules bateaux

« Restant à votre disposition pour toute information complémentaire ». Des phrases tellement attendues que plus personne ne les lit.

3 . Les phrases inutiles

« Bonne réception » n’apporte rien non plus. Nous ne sommes plus au temps des pigeons voyageurs. Aujourd’hui, il y a peu de chances que la personne n’ait pas reçu l’ e-mail. C’est l’une des dernières phrases que le lecteur voit. Ne gaspillez pas d’espace pour ne rien dire.

4 . Le verbe « espérer »

« Espérant avoir une réponse sur cette commande ». L’espoir, ce n’est pas très professionnel. Il vaut mieux opter pour le verbe « souhaiter ».

5 . Les formules négatives

« N’hésitez pas à me contacter ». Il faut penser à l’impact des formules sur le lecteur. Il y a une négation et un verbe à connotation négative.

Inconsciemment , le lecteur risque d’avoir l’impression que vous n’avez pas très envie de lui répondre. Même constat pour « nous ne manquerons pas de vous recontacter ». Par contre, « Sachez que vous pouvez nous contacter » ou encore « Nous vous invitons à nous contacter » fonctionnent bien.

6 . Les abréviations

Oubliez le « CDLT » pour cordialement ou « SLT » pour salutations. Des abréviations discourtoises qui peuvent être très mal prises. A l’oral, on peut se rattraper.

A l’écrit, c’est plus compliqué. Même s’il reste moins formel que la lettre, l’e-mail reste un message écrit dont on garde une trace.

« Nous vous serions reconnaissants de répondre le plus rapidement possible ». Cette phrase laisse le lecteur dans le doute.

Doit-il répondre dans la journée, dans la semaine, dans le mois ? Fixez des échéances précises. Par exemple, « Veuillez me donner une réponse idéalement avant le 25 juin ». Cela peut être vu comme pressant mais parfois c’est nécessaire pour une commande, un devis…

7 . Le « respectueusement » hypocrite

Rien ne sert de se fendre d’un « respectueusement », si on ne respecte pas la personne contactée. Les mots ont un poids. Il faut essayer de les utiliser à bon escient.

8 . Le « Cordialement » à toutes les sauces

« Cordialement » d’accord ! Mais pas à tout bout de champ. Si vos relations avec la personnes sont bonnes préférez « Cordiales salutations », « Bien sincèrement », « Bien courtoisement ».

Pour un directeur, « Recevez mes sincères salutations » ou plus simplement « Sincères salutations » conviennent.

Sans le désuet « je vous prie d’agréer… ». La formule choisie doit surtout refléter le ton de l’email. Si vous n’êtes pas content, optez pour un très sec « Salutations distinguées ».

9 . Les formules farfelues

« Sportivement », « Artistiquement », conviennent dans certains contextes mais il ne faut pas que cela soit déplacé.

Quand un employé d’EDF signe « électriquement » par exemple. Il ne s’agit pas de faire rire le lecteur et de perdre toute crédibilité. On ne sait pas dans quel état d’esprit il se trouve à la lecture du mail.

10 . Le gros placard plein de couleurs en guise de signature

Rester simple dans sa signature. Mettre son nom, la société pour laquelle on travaille, sa fonction et ses coordonnées. Quand il y a trop d’éléments, trop de couleurs, trop de dessins, cela devient illisible.

Article publié le 23 juin 2015 sur l’OBS

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